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Le manque de main d'œuvre : pas un problème avec les bons outils




Un des principaux enjeux du moment auquel les employeurs font face est, comme vous le savez tous, le manque de main d'œuvre.


Je n'ai malheureusement pas de solution miracle pour convaincre les employés d'appliquer ou même de rester au sein des entreprises en grand besoin de ressources humaines. Je peux par contre vous partager une solution qui, bien élaborée, peut maximiser les processus de votre entreprise sans le besoin absolu d'agentes ou d’agents administratifs.


Et si je vous présentais un outil qui utilise une nouvelle méthodologie de gestion qui saura vous rendre indépendant des pratiques administratives excessives ?


Armez-vous de patience car le texte que vous vous apprêtez à lire ne peut être réduit plus qu'il ne l’est déjà, mais je vous promets qu'il sera en mesure de vous faire comprendre pourquoi notre outil peut vous aider et qui, peut-être, changera votre vie.




Assez dramatique comme introduction ! Laissez-moi détendre l'atmosphère.


Deux chefs d’entreprise discutent :

– Comment fais-tu pour que tes employés arrivent toujours à l’heure le matin ?

– C’est très simple : j’ai trente employés et seulement vingt places de parking…

Retournons maintenant à nos moutons.






Le Gestion orientée objet ! Vous pouvez en apprendre un peu plus sur l'approche ici mais ce n'est pas sur cela que je veux m'attarder dans cet article.


Comme le titre a si bien su le dire, je tenterai de vous expliquer comment l'outil développé avec l'approche de Gestion orientée objet pourra vous permettre de diminuer, voire éliminer, vos recherches systématiques de main d'œuvre administrative.


Définissons ce que les si gentilles personnes qui travaillent en administration effectuent comme travail :


-Remplissage de documents/ surveillance des résultats;

- Création de rapports;

- Maintenance d’inventaire;

- Planification/gestion d'horaire;

- Création de rappels;

- Etc, etc.


Bon, évidemment vous savez que notre outil ne pourra pas répondre au téléphone ou vous proposer un café ! Par contre, il pourra sans aucun problème :


Vous permettre de surveiller l'évolution en temps réel de tout ce qui se passe dans votre institution.


Avec la configuration, vous pouvez planifier une tâche avec les agents à qui vous voulez assigner cette tâche et y ajouter un cycle de vie avec des étapes prédéfinies.

En d’autres mots, cela veut dire que vous pensez à une tâche à accomplir et vous créez cette dite tâche dans l'outil. Vous décidez que Pierre, Julie et Paul doivent effectuer la recherche pour ensuite assigner la tâche à Mélanie, qui fera la rédaction et la correction avant de l'assigner de nouveau à Pierre pour la publication.


Notez que, chaque personne impliquée reçoit une notification dans leur tableau de bord personnel avec les informations nécessaires à la tâche ainsi que le temps alloué pour le faire. Le travail est ensuite automatiquement redirigé aux personnes suivantes et ce, jusqu'à la fin du cycle de vie de cette tâche.



Maintenant, imaginez ce processus pour littéralement chaque chose qui a un besoin d'être gérée : inventaire, processus, dossier d'employés, événements, rendez-vous, réunions, ETC (en grosses lettres car les possibilités sont infinies).


Ce qu’il faut se rappeler est qu’à chaque étape, vous avez toujours la possibilité de regarder où une tâche ou un <<quelque chose à gérer>> est rendu en temps réel.



Créer des rapports


(Oui nous sommes toujours dans la liste de ce que notre outil peut faire)


Dans la majorité des cas, une personne avec plein de bonne volonté prend des données d'un fichier Excel ou d'un autre logiciel et les compilent de façon récurrente, afin de permettre à la gestion de tenir des conclusions vis-à-vis les données récoltées dans les rapports.


Maintenant, sachez que notre outil le fait sans problème quand vous en faites la demande. Vous n'avez qu'à sélectionner les aspects que vous voulez mettre en lumière de l'évaluation et vous en aurez une belle compilation.


Là où la magie opère : vous pouvez avoir vos rapports sur littéralement chaque information entrée dans l'outil. Puisque toute l'information se retrouve à un seul endroit, aucun besoin de migrer par exemple des informations de vos employés, de votre logiciel RH et ensuite prendre vos résultats de performance dans votre fichier Excel. LITTÉRALEMENT TOUT est au même endroit. Vos documents, vos inventaires, vos dossiers d'employés, vos demandes de vacances, vos demandes de soutien ou de gestion de bogues, vos opérations de vente, les dépenses liées au transport, le nombre de saucisses hot dog de consommées pendant le dîner d'employés, ETC (encore une fois en grosses lettres et vous savez pourquoi).


J'ai maintenant mis beaucoup d'informations dans votre tête et je veux vous laisser le temps de mettre vos apprentissages dans les bons tiroirs.


À suivre...





Rédigé par Mégane Deschamps







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